Contabilidad Básica para Empresas Camioneras

Finance

Sin importar el tamaño de su flota o el tiempo en que ha estado en el negocio, es fundamental el poder entender términos contables y documentos financieros básicos. Al igual que las estadísticas de béisbol en una página de deportes, la contabilidad explica la historia, la salud y el rendimiento general de su empresa. Si no entiende esta información, no sabrá si está teniendo éxito o si está fallando. Eso limita su capacidad para tomar buenas decisiones, para operar de manera efectiva y para posicionar su empresa hacia un crecimiento futuro.

Términos Comunes

Para comenzar, aquí hay algunos términos y definiciones básicas de contabilidad:

Activos

Un activo es algo de valor que posee su empresa y que puede convertirse en efectivo. Esto incluye activos "corrientes" como cuentas por cobrar, inventario y efectivo disponible. También incluye activos "fijos" como propiedades inmobiliarias, edificios y equipo.

Pasivos

Los pasivos son las deudas y obligaciones de su negocio. Pueden incluir dinero adeudado en un préstamo, cuentas por pagar, salarios de empleados o impuestos.

Patrimonio Neto

El patrimonio neto es el valor financiero de su negocio. En contabilidad, el patrimonio neto se calcula restando los pasivos de una compañía de sus activos. Lo que queda de ese cálculo es el patrimonio neto. Cuando los pasivos son más grandes que los activos, existe un patrimonio neto negativo.

Ingresos Operativos e Ingresos No Operativos

Los ingresos operativos están formados por la cantidad de dinero que recibe una empresa durante un período de tiempo determinado como resultado de los servicios que presta. En un estado de resultados, los ingresos operativos también se conocen como "ingresos netos" o "ingresos brutos". Los ingresos no operativos son incrementos únicos en los ingresos que no forman parte de las operaciones regulares de una empresa. Algunos ejemplos de ingresos no operativos incluyen la venta de equipo o de propiedades inmobiliarias.

Gastos Operativos y Gastos No Operativos

Los gastos operativos son los costos que la empresa paga por conducir sus operaciones principales. Los gastos no operativos son transacciones únicas en las que la empresa vende un activo por un monto inferior al monto que gastó en adquirir el activo.

Estados Financieros

Comprender la gestión financiera requiere cierta familiaridad con los estados financieros. Los tres documentos más comunes que las empresas utilizan para medir su salud y desempeño financiero son el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.

Balance General

El balance general es como una fotografía que muestra la situación financiera de su empresa en un momento concreto. Este estado mide la relación entre activos, pasivos y patrimonio neto. También calcula las deudas de su empresa y la salud financiera general. Aquí hay un ejemplo ficticio: Balance General de Jeff's Trucking Service, 31 de diciembre de 2014

Activo

Efectivo $900
Cuentas por Cobrar $1,400
Equipo $6,000
Bienes Raíces $10,000
Total Activo $18,300

Pasivo

Notes por Pagar $1,200
Cuentas por Pagar $600
Salarios Acumulados $800
Total Pasivo $2,600

Patramonio

Jeff Smith $15,700
Total Pasivo/Patramonio $18,300

Como se puede ver en el balance general, Jeff's Trucking está en muy buena forma, ya que los activos son mucho mayores que los pasivos. Jeff tiene un gran patrimonio neto en la compañía.

Estado de Resultados

El estado de resultados muestra cómo fluye el dinero a través de la compañía durante un período de tiempo. Mide las ventas contra los costos. A diferencia del balance general, el estado de resultados cubre un cierto período de tiempo (generalmente un mes, un trimestre o un año). Veamos cómo se ven los ingresos de Jeff's Trucking:

Ingresos

Ingresos Operativos $50,000
Ingresos no Operativos por Venta de Equipo $5,000
Total $55,000

Gastos

Gastos Operativos $40,000
Hasto No Operativo Por Venta de Equipo $500
Total $40,500
Ingreso Neto $14,500

Como muestra el estado de resultados, la compañía fue rentable, generando una ganancia de $14,500 en 2014.

El Estado de Flujo de Efectivo

Este documento muestra la cantidad de efectivo que la compañía tiene a la mano. También proyecta el flujo de efectivo futuro. Este documento es importante para las empresas pequeñas y emprendedores debido a que muestra la salud financiera diaria de una empresa. Si bien el estado de resultados muestra cómo se desempeñó su empresa en el pasado, el estado de flujo de efectivo muestra cómo se genera o utiliza el efectivo. Una empresa puede mostrar un beneficio en su estado de resultados, pero aun así podría cerrar debido a un flujo de efectivo negativo temporal. Jeff's Trucking Service - Estado de Flujo de Efectivo, Mes de Diciembre de 2014

Ingreso Neto $14,500
Depreciación $1,000
Ganancia en venta ($4,500)
Cambio en cuentas por cobrar $1,000
Flujo de efectivo por operaciones $12,000
Ingresos por ventas de equipo $6,000
Compras de equipo ($600)
Flujo de efectivo por inversiones $5,400
Pagos de Préstamos ($7,000)
Distribuciones al Propietario ($4,000)
Flujo de Caja por Financiación ($11,000)
Flujo Neto de Efectivo $6,400

Programas de Contabilidad

No necesita ser un contador público para poder monitorear las actividades financieras de su empresa. Un entendimiento básico de los términos contables generales y estados financieros es generalmente suficiente. El usar un programa de software de computadora muchas veces elimina la necesidad de tener un departamento de contabilidad interno sofisticado.

Si su empresa cuenta con personal de contabilidad capacitado, ellos pueden recomendar el tipo de programa de computadora que sería ideal para su empresa.  También puede consultar con un contador público sobre recomendaciones acerca del tipo de programa que le ayudaría.

Fuentes: www.AccountingCoach.comwww.AccountingVerse.comwww.TheStreet.com